AVG-proof foto’s van medewerkers laten maken? Tips voor de juiste werkwijze en gebruik van foto’s op je website
Het inzetten van bedrijfsfotografie is een krachtige manier om de uitstraling van je organisatie te versterken. Denk aan foto’s voor de “werken bij”-pagina of LinkedIn-profielen. Wanneer je personeel laat fotograferen op de werkvloer, is het handig dat je dit zorgvuldig aanpakt. Niet alleen uit respect voor je medewerkers, maar ook vanwege de wettelijke kaders rondom privacy en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Door een juiste aanpak kun je bovendien betere medewerking krijgen van jullie medewerkers. En die heb je nodig voor een goed resultaat!
Ik ben beroepsfotograaf Wilmar Dik en werk vanuit Den Haag. Veel leesplezier met dit artikel.
Omdat ik sinds 2008 foto’s van medewerkers maak heb ik deze specialisatie ook op twee andere websites geplaatst. Bekijk hier mijn portretfotografie en Beeld voor Arbeidsmarktcommunicatie werk.
Mochten jullie een fotograaf nodig hebben denk dan eens aan mij 🙂
Bedrijfsfotografie op de werkvloer: toestemming vragen aan medewerkers?
Wat niet iedereen zich realiseert: foto’s van medewerkers zijn persoonsgegevens. Dat betekent dat je voor het maken én gebruiken van foto’s gebonden bent aan de privacywetgeving (AVG). Medewerkers moeten vrijwillig, geïnformeerd en expliciet toestemming geven voor het gebruik van hun portret. Niet iedereen zal mee willen doen met een fotoshoot, en dat is prima. Maar als communicatiemanager wil je wel dat er zo veel als mogelijk mensen meedoen. En daar heb je invloed op.
Houd rekening met personeel bij het organiseren van een bedrijfsfotoshoot
Medewerkers mogen geen druk ervaren om mee te doen. Meedoen is vrijwillig, niemand kan verplicht worden. Mensen die wel meedoen aan een fotoshoot kun je een beloning geven als het gaat om foto’s voor marketing-uitingen.
Vastleggen van toestemming
Medewerkers hebben portretrechten. Ze moeten daarom akkoord gaan met het gebruik van foto’s waar ze op staan. Leg een toestemming schriftelijk vast door middel van een toestemmingsformulier (ook wel model release of quitclaim genoemd). Zorg dat medewerkers voorafgaand aan de fotoshoot weten dat ze een formulier moeten invullen. Op die manier gaat personeel akkoord voor het gebruik van de foto’s door het bedrijf. Ook moeten mensen hun toestemming achteraf kunnen intrekken, zonder een reden te hoeven opgeven. Het is best logisch dat iemand niet meer op de bedrijfswebsite wil staan als die bijvoorbeeld niet meer bij jullie werkt.
Het is nu duidelijk wat je kan doen om goede afspraken met personeel te maken. Maar hoe zorg je nu dat medewerkers willen meedoen?
Fotografie voorbeelden op deze pagina komen deels van de website werken bij Haarlemmermeer. Deze zijn door mij in opdracht van die gemeente gemaakt.
Waarom zouden medewerkers willen meedoen met een fotoshoot?
Wees transparant en leg uit waarom de foto’s nodig zijn. Vaak zijn goede foto’s nodig voor communicatie en marketing doeleinden. Ook worden foto’s gebruikt om nieuw personeel aan te trekken. Met fotografie voor een “werken bij” website kun je goed laten zien hoe het is om bij jullie te werken. Het is niet al te moeilijk om te vertellen dat stockfoto’s of Ai plaatjes voor geen meter aansluiten bij de realiteit. Om de juiste sfeer te laten zien aan potentiële medewerkers is het van belang om echt te laten zien hoe het is om bij jullie te werken. En dat doe je door een fotoshoot met echt personeel te organiseren. Lees hier: Waarom fotografie voor vacatures belangrijk is.
De achterliggende gedachten om een fotoshoot te organiseren is dat er in de toekomst nieuwe mensen nodig zijn om bij jullie te werken. En om jullie bedrijfscontinuïteit te garanderen. Zorg dat medewerkers dat begrijpen en zorg intern voor draagvlak. Vraag pas daarna of mensen willen meedoen. Er zijn overigens behoorlijk wat verschillen tussen bedrijfsfotoshoots.
Een fotoshoot voor de website kan een heel ander doel hebben dan portretfoto’s voor LinkedIn en de “over ons” pagina. Voor dat laatste wil je iedereen graag de mogelijkheid bieden en zullen mensen eerder willen meedoen dan wanneer je foto’s ook voor marketing doeleinden wil gebruiken. Want een portretshoot kan ze een mooie portretfoto opleveren. Maar ook voor het gebruik van een portret op een “over ons” pagina is toestemming nodig. Die kan worden gevraagd door na afloop van de portretshoot een formulier in te vullen.
Fotografie voor marketing – zorg voor vertrouwen
Als iemand niet heel enthousiast is om mee te werken aan een marketing fotoshoot dan zal die persoon daar een reden voor hebben. Respecteer het als iemand niet wil meedoen.
Gelukkig heb je voor fotografie met marketing doeleinden lang niet iedereen nodig uit je bedrijf. Maar je wil wel iedereen vragen, zodat niemand zich gepasseerd voelt en iedereen de mogelijkheid heeft om mee te doen. Zorg dus dat je de vraag om mee te doen de hele organisatie in zet en betrek (afdelings)managers bij het proces. Met de hele organisatie zorgen jullie voor toekomstige medewerkers, en een fotoshoot kan daar goed aan bijdragen.
Ga alleen werken met de mensen die het echt leuk vinden om mee te doen. Leg uit dat jullie werken met een freelance beroepsfotograaf met veel ervaring. Dat kan ook voor vertrouwen zorgen. En is voor personeel een stuk fijner dan voor de lens van Kees/Jolande van afdeling x die net een mooie nieuwe camera heeft. Jezelf laten fotograferen is best spannend. Dan wil je dat de fotograaf een specialist is op het gebied van bedrijfs- en portretfotografie (en niet een collega en hobby-fotograaf).
Zorg dat je tijdens de fotoshoot genoeg personele bezetting hebt, want tijdens de productie van bedrijfsfoto’s is er minder tijd voor ander werk. Bedank mensen die hebben meegedaan met de shoot met een bloemetje en/of waardebon. Daarmee laat je zien dat je die mensen en de deelname aan de shoot echt waardeert.
Tips voor een succesvolle fotoshoot op de werkvloer
Een goede voorbereiding voorkomt ongemak achteraf. Werken met een beroepsfotograaf die veel ervaring heeft met bedrijfsfotografie is daarbij de beste optie. Zo heb ik duizenden mensen in een bedrijfssetting gefotografeerd. Daardoor kan ik mensen op locatie goede tips geven en zorgen voor een goed resultaat. Een ervaren bedrijfsfotograaf begeleidt het proces daar waar nodig. En zorgt voor authentieke foto’s die een juiste uitstraling hebben en voldoen aan een fotografie-briefing.
Wil je als organisatie laten zien wie je bent met echte beelden van medewerkers? Fantastisch! Zorg voor een transparant en respectvol proces. Maak vooraf duidelijke afspraken en ben je bewust van de rechten van je medewerkers. Laat foto’s maken door een ervaren bedrijfsfotograaf en zorg intern voor draagvlak en vertrouwen.
Als je een leuk idee hebt, een opdracht wil bespreken, of tarieven of een offerte wil aanvragen – stuur dan even een email of bel mij. Tot snel!
Reclamebeeld.nl info@reclamebeeld.nl 06-51520360
Van der Duynstraat 143
2515 NJ Den Haag