Congresfotograaf werkwijze
Als congresfotograaf hanteer ik een specifieke werkwijze, die ik op deze pagina wil delen. Ik leg graag uit hoe goede congresfotografie tot stand komt, aan de hand van een voorbeeld. Alle bovenstaande 50 foto’s zijn gemaakt tijdens één tweedaags congres. Hier heb ik in totaal 16 uur gefotografeerd.
Offerte aanvraag voor fotografie van een congres
Ongeveer twee maanden van tevoren ontving ik een mail met de vraag of ik beschikbaar was voor fotografie van een congres. Aangezien mijn agenda voor de genoemde dagen nog leeg was, besloot ik direct met de congresorganisator te bellen. Wel zo fijn om even de details door te nemen en op die manier tot een offerte te komen.
Tijdens dit telefoongesprek hoorde ik dat ze tijdens de voorgaande edities van dat congres met een andere fotograaf hadden samengewerkt. Die samenwerking was niet zo goed bevallen, omdat de fotograaf in kwestie het maken van goede foto’s belangrijker vond dan de rust en concentratie van de congresbezoekers. De congresorganisator vertelde me dat de fotograaf niet erg rustig te werk ging, bepaald niet “onzichtbaar” was en het zelfs presteerde om foto’s van sprekers te maken vanaf het podium waar de spreker op stond.
Fotografie wensen van een congresorganisator
Dit voorbeeld toont nog maar eens aan hoe belangrijk het is dat je als congresfotograaf rustig te werk gaat, zodat je niet storend bent voor congresbezoekers. Daarnaast is het belangrijk dat de foto’s die je maakt goed aansluiten bij de wensen van de organisatie.
Mijn ervaring is dat deze wensen in grote lijnen steeds hetzelfde zijn. Over het algemeen is men op zoek naar 3 soorten foto’s. Zo ook deze opdrachtgever:
1. Foto’s van sprekers
Vanzelfsprekend wil een congresorganisatie graag een mooie foto van iedere spreker. Liefst meerdere mooie foto’s per spreker, zodat voor eventuele media-uitingen over de presentatie van die spreker ook nog iets te kiezen valt. Het kan immers voor een artikel nogal uitmaken of een spreker naar links, rechts of de camera inkijkt.
2. Foto’s van netwerkende bezoekers
Je organiseert je congres voor de bezoekers. Deze bezoekers komen meestal niet alleen voor de inhoud van een congres, maar ook om te netwerken. Dan is het fijn als ook daar mooie foto’s van worden gemaakt. Hierbij houd ik de toekomstige doelgroep in de gaten. Zijn de congresbezoekers met name mannen van 50 plus, maar wil de congresorganisatie in de toekomst ook graag jongere bezoekers aantrekken? Dan is het handig om naast die 50+ mannen ook foto’s te maken van de aanwezige jongere mensen. Op die manier kun je in toekomstige media-uitingen communiceren met foto’s die je doelgroep aanspreken.
3. Sfeerfoto’s van het congres
Sfeerfotografie van een congres kan bijvoorbeeld bestaan uit foto’s van het interieur of van de aankleding van de congresruimtes. Ook kan ik foto’s maken van de aanwezige horeca, die lekkere hapjes en drankjes serveert.
Briefing voor fotografie van een congres
In het geval van dit congres heb ik geen gerichte briefing ontvangen. Wel heb ik goed met de organisatie gesproken over hun wensen. Aangezien ze naast de drie bovengenoemde punten geen andere specifieke wensen hadden, was een briefing ook niet nodig.
Het aanleveren van de congresfoto’s
Tijdens dit congres heb tussentijds een aantal keer wat foto’s aangeleverd. Zo konden deze al direct via social media geplaatst worden. Mijn aanwezigheid gedurende 16 uur resulteerde in meer dan 1000 foto’s. Na het uitzoeken en het verwerken hiervan heb ik uiteindelijk – 3 dagen na het congres – rond de 300 foto’s aangeleverd.
Deze foto’s heb ik in drie formaten aangeleverd via mijn WeTransfer account. Dit omvatte een hoge resolutie versie, die geschikt is voor drukwerk. Handig voor magazines, bijvoorbeeld, die een artikel willen publiceren over het congres. Daarnaast heb ik 2 formaten aangeleverd die geschikt zijn voor publicatie op de website van het congres.
De drie gekozen fotoformaten zijn in overleg met de organisatie bepaald. Het is immers wel zo praktisch dat de foto’s die ik aanlever direct in een fotogalerij geplaatst kunnen worden, zonder dat een web-editor de formaten nog moet aanpassen.
Resultaat: een tevreden klant
Twee dagen na het aanleveren van de foto’s, ontving ik de volgende reactie:
“Ik heb je factuur doorgezet naar onze financiële afdeling en zag zelfs dat de factuur nog iets lager is uitgevallen dan geoffreerd; fijn! Ik was zeer tevreden over jouw ‘onzichtbaarheid’ op het congres! We hebben tot heden ook geen enkele klacht/opmerking ontvangen over jouw aanwezigheid; daar ben ik super blij mee. Als we weer eens een fotograaf nodig hebben of vragen hebben over de opgeleverde foto’s, weten we je te vinden!”
Ik heb een vermoeden dat deze congresorganisator wel eens met een fotograaf heeft gewerkt die nogal aanwezig was. Zelf zou ik niet zeggen dat ik onzichtbaar ben. Wel zorg ik dat ik niet te veel opval. Maar ik blijf een fotograaf met een grote camera en veel lenzen waar je niet omheen kan kijken 🙂
Tips voor sprekers van een congres
Ben jij expert en ga je een presentatie geven tijdens een congres? Lees dan de tips in dit blog: Sprekers informatie voor een congres. Mooie congresfoto’s krijg je zo!
Congresfotograaf met ervaring
De afgelopen 15 jaar heb ik vele tientallen congressen mogen fotograferen door heel Nederland. Gemiddeld fotografeer ik er met veel plezier 3 à 5 per jaar.
Wat is nu, gezien mijn ervaring, mijn belangrijkste advies voor congresfotografie? In de eerste plaats denk ik dat het als congresfotograaf belangrijk is dat je rustig te werk gaat (al zal ik nooit helemaal onzichtbaar worden! ☺). Daarnaast is het belangrijk dat je goed gekleed bent. Daarom verschijn ik op een congres graag in een net pak, met overhemd en soms een stropdas. Ik ben me er goed van bewust dat ik het visitekaartje ben van de congresorganisator, dus daar gedraag ik me ook naar.
Benieuwd naar wat ik voor uw congres kan betekenen? Neem gerust eens vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Meer informatie over Congresfotografie?
Lees dit blog artikel met algemene tips over congresfotografie: een goede congresfotograaf inhuren.
Bekijk hier mijn congresfotografie portfolio: Congresfotografie in Den Haag, Rotterdam e.o.
Als je een leuk idee hebt, een opdracht wil bespreken, of tarieven of een offerte wil aanvragen – stuur dan even een email of bel mij. Tot snel!
Reclamebeeld.nl info@reclamebeeld.nl 06-51520360
Van der Duynstraat 143
2515 NJ Den Haag
Congresvideo
Een congresvideo produceren wij ook graag. Onderstaand een paar voorbeelden. Deze congresvideo’s tref je ook aan op deze paginas: Aftermovie congres video en evenement video.
Congresvideo Den Haag